Op weg naar het hybride werken

Jeanne Kortenoever is Public Relations (PR)-adviseur en verantwoordelijk voor Human Resources (HR) bij Blyde, een PR-bureau voor duurzame merken. Inclusief freelancers werken er momenteel zestien mensen. Kortenoever noemt zichzelf Happy People Officer. ‘Een van mijn taken is het waarborgen van werkgeluk,’ vertelt ze. ‘Dat nemen we heel serieus. Wij streven ernaar dat iedereen zijn werk een 8 of hoger geeft.’

Omdat ze zo’n klein team heeft, kan Kortenoever met iedereen in contact blijven. ‘Ik vraag mijn collega’s regelmatig hoe het gaat - en dan bedoel ik de echte ‘Hoe gaat het’-vraag - én hoe het thuiswerken gaat. Ze zijn vaak positief. We hebben niet zo’n groot kantoor, dus als je hier met z’n elven zit, kan het moeilijk zijn om je te concentreren. Dus de meesten zeggen: fijn, lekker rustig werken.’

HR-managers van multinationals hebben daarentegen de luxe niet om met iedereen persoonlijk te spreken. Sanne Hadders en Laure Slenter zijn HR-manager bij MSD, een grote farmaceut. Zij werken voornamelijk met enquêtes.

Ook MSD is voor medewerkers blijvend veranderd. Slenter: ‘Thuiswerken wordt na de pandemie veel normaler. De afgelopen periode heeft bewezen dat de productiviteit van mensen nog steeds op peil blijft, of misschien nog wel hoger ligt. En anderzijds: de faciliteiten zijn er nu. Dus medewerkers zeggen: ik wil niet meer terug naar hoe het was, maar persoonlijke samenwerking is wel heel belangrijk. Flexibiliteit is het kernwoord in ons beleid, waarbij het er altijd om gaat de beste innovaties en resultaten te bereiken’.

Persoonlijke benadering

Hadders van MSD zegt dat iedere thuiswerkende medewerker een andere benadering nodig heeft. ‘Bel de extraverte types wat vaker. Zorg dat je bij introverte medewerkers de agenda paraat hebt, dat ze zich kunnen voorbereiden. Wanneer iemand bescheiden is in een online vergadering, laat dan juist extra stiltes vallen, geef die persoon de ruimte.’

Blyde laat medewerkers afwisselen tussen thuis en kantoor. Kortenoever: ‘We hebben nu een rooster waarop je ziet wie wanneer naar kantoor gaat. Dat zijn geen vaste dagen, dus kom je bijna iedereen wel een keer tegen.’ Voor Blyde was het makkelijker om dit in stand te houden. ‘Het is bij ons altijd wel mogelijk geweest om naar kantoor te komen, desnoods met een heleboel schoonmaakdoekjes en allerlei maatregelen.’

Een ander voordeel van zo’n klein team is dat Kortenoever niet de enige is die aan collega’s vraagt hoe het gaat. Dat doen ze allemaal. ‘We delen lief en leed met elkaar. Het zijn heel korte lijntjes. Als iemand vraagt: kan ik vandaag naar kantoor komen, dan kunnen we meteen zeggen: ja, let’s go. We hebben ook allemaal whatsappgroepen. En we vertrouwen op elkaar.’

Kortenoever geeft een duidelijk voorbeeld van dat vertrouwen: ‘Ik heb één collega die graag naar Italië wil om vanuit een campingbus te werken. Prima. Daarin zijn we flexibel. Je mag je eigen tijd indelen, dus iedereen heeft zijn eigen ritme. Als ik om vijf uur mijn kinderen van de crèche wil halen, dan doe ik dat. Wees bereikbaar en wees part of the team, dat is het belangrijkst.’

Einde van de dag

Ook bij MSD wordt door het nieuwe werken de balans tussen werk en privé steeds urgenter. Hadders: ‘Het was altijd al een belangrijk onderwerp, maar nu ligt er meer en meer nadruk op. Ook vanuit hoger management is er veel aandacht voor het welzijn van de medewerkers. Iedereen voelt zich vrijer om daar open over te zijn. Leidinggevenden hebben workshops gekregen; leidinggeven op afstand. Waarin we uiteraard stilstaan bij de hardere kant: zorg dat je met elkaar vaste afspraken maakt. Maar ook de onderstroom wordt behandeld. Wat speelt er onder de oppervlakte? Leidinggevenden krijgen tips over hoe ze dat gesprek kunnen aangaan. Het bouwen van vertrouwen. Vragen hoe het gaat. Dóórvragen. Want misschien is de eerste reactie niet meteen de eerlijkste.’

Slenter voegt daaraan toe: ‘Om psychische klachten voor te zijn, worden vanuit het hoofdkantoor van MSD in Amerika ontzettend veel trainingen en webinars aangeboden waarmee de weerbaarheid van medewerkers en managers wordt vergroot. Zo laten we weten dat we hun welzijn belangrijk vinden. We benadrukken dat voortdurend: zorg ervoor dat je pauzes inplant, dat je op tijd stopt.’

Daarnaast probeert MSD medewerkers ook op andere manieren te helpen. ‘In het begin van corona, toen alles plotseling anders was, hebben we medewerkers de ruimte gegeven die zij nodig hadden,’ zegt Slenter. ‘We zijn flexibel, zodat ze de gelegenheid krijgen om werk en privé te balanceren. Medewerkers met een kleine woning, die niet echt een eigen werkkamer hebben, kunnen naar kantoor komen. En we bieden iedereen de mogelijkheid om IT-materiaal te bestellen, bureaus, bureaustoelen, laptopstandaarden.’

Blyde is daar eveneens vrijgevig in. ‘Wat je wil bestellen, bestel je,’ aldus Kortenoever. ‘Daar maakt niemand misbruik van.’ Maar ook bij een klein bedrijf is de balans tussen werk en privé een lastig vraagstuk. Kortenoever: ‘Mijn collega’s werken echt keihard. Soms nemen ze überhaupt geen pauze, zijn ze alleen maar zo productief mogelijk. Dan moeten we tegen elkaar zeggen: nu is het klaar. De hele dag efficiënt zijn – dat kan bijna niet. Dus we letten op elkaar. Afgelopen zondag kreeg ik een mail van een stagiaire. Ze is fantastisch, maar ik mailde terug: ho even, waarom mail je mij op zondag? Doe niet zo gek. We hebben geen vaste regels, maar we spreken elkaar daar steeds op aan.’

Maatschappelijke effecten

Gevraagd naar de effecten van hybride werken op de maatschappij in het algemeen, noemt Kortenoever meteen het milieu. ‘Al dat reizen; het is fantastisch als dat wat minder wordt. Daarnaast lijkt het me voor veel mensen lekker dat ze hun eigen flow kunnen bepalen, hun eigen werktijd. Tegelijkertijd: eenzaamheid blijft een gevaar. Voor mensen die iedere dag op een zolderkamer zitten te werken, kan dat volgens mij op de lange termijn problematisch zijn.’

Slenter ziet ook voordelen in recruitment. ‘We denken dat de vijver van potentiële medewerkers wordt uitgebreid. Want we merken dat mensen nu eerder geneigd zijn om te solliciteren naar een functie ver van de woonplaats af. Dat kan dan natuurlijk, als je in plaats van vijf, slechts twee of drie dagen op kantoor hoeft te zijn. Voor veel bedrijven is ineens een veel groter deel van Nederland interessant.’

Zou het niet vervelend kunnen zijn voor bijvoorbeeld de catering, die minder werk heeft? Hadders: ‘Ik denk dat ook die beroepsgroepen creatief zullen zijn. Die kunnen misschien wel bij de medewerker thuis eten komen brengen. Net als schoonmaakbedrijven, die zouden ook langs kunnen komen om ondersteuning te bieden. Er zijn ontzettend veel mogelijkheden.’