De kunst van veilig thuiswerken door de ogen van ‘voorloper’ Philips

Van de ene op de andere dag stond de wereld op z’n kop, ook bij Philips. Bijna alle fysieke bijeenkomsten werden gecanceld. Dat was in maart 2020. Oorzaak: corona. Vervolgens werden vergaderingen als de wiedeweerga omgezet naar online bijeenkomsten. “We moesten wel,” zegt Elsbeth Vogel-Jaartsveld. “Van het ene op het andere moment zat alles en iedereen thuis.”

Visser: “Wij moesten letterlijk aan de bak en zien te achterhalen hoe we onze mensen zoveel mogelijk konden bijstaan. Om zo te voorkomen dat we massaal tegen RSI- of rugklachten zouden aanlopen.” En dus startte Philips met een reeks initiatieven om ervoor te zorgen dat hun medewerkers ook in deze tijd gezond en veilig konden blijven werken. 

Een communicatie-spagaat

Een nieuwe manier van werken vinden was niet altijd even makkelijk. De grootste uitdaging: Philips is als organisatie nogal divers en niet iedereen kan thuiswerken. Vogel-Jaartsveld: “We hebben ongeveer zestienhonderd fabrieksmedewerkers in Drachten en Best, maar ook allerlei marketing en sales mensen in het hoofdkantoor te Amsterdam. Dan hebben we nog het Benelux-management en zij die namens Philips in en rondom de ziekenhuizen in de vuurlinie werken. Kortom: ‘de’ Philips-medewerker bestaat helemaal niet en een thuiswerkplek voor iedereen inrichten is ook niet mogelijk.”

Met als gevolg dat Vogel-Jaartsveld, Visser en hun collega’s zich communicatief regelmatig ‘in een spagaat’ wanen. “Bij de eerste golf waren het vooral de medewerkers met kinderen die in de knel kwamen, maar in de tweede golf stak vooral de eenzaamheid de kop op. Met name onder de groep relatief jonge medewerkers op het hoofdkantoor in Amsterdam.”

Corona-update

Een gouden greep bleek het invoeren van de zogenaamde corona- update na iedere persconferentie van het kabinet. “Zo lichten we onze medewerkers in over hoe de vlag erbij hangt,” vertelt Vogel-Jaartsveld. “En wat dat nieuws betekent voor onze eigen organisatie.”

Visser: “Doe je dat niet dan gaan mensen zelf op zoek naar duiding. Ik noem geen namen, maar ik ken genoeg bedrijven waar geen enkele richtlijn bestaat. En die organisaties zitten dan ineens opgescheept met een leidinggevende die vindt dat zijn team per se op kantoor moet werken. Dat vind ik echt niet kunnen.”

Watje

Vogel-Jaartsveld: “Bij Philips volgen we de overheidsrichtlijnen en mensen volgen die ook, waardoor als gevolg de bezetting in de kantoren laag is.”
Visser: “Mensen voelen soms druk bij van die geluiden als ‘je bent een watje als je niet naar kantoor gaat of als je met een mondkapje rondloopt.’ Niet iedereen is in staat om daar tegenin te gaan.”

Vogel-Jaartsveld: “We geven daarom steeds dezelfde boodschap af: het is veilig werken bij Philips, zowel thuis als in de fabriek. Dat betekent dat je je daar in de praktijk wel aan moet houden.”

Visser: “Zo hebben we allerlei vergaderruimtes ‘omgekat’ die eerst geschikt waren voor 12 personen, maar nu nog maar voor vier. Ook dat vraagt om duidelijkheid. Er hangt nu gewoon op de deur: ‘Maximaal vier personen’. En dan is er geen mens die het in zijn hoofd haalt om daar met z’n vijven te gaan zitten.”

Vogel-Jaartsveld: “Verder hebben we onze bhv’ers getraind om een oogje in het zeil te houden. Niet door rond te lopen als een politieagent, maar door in gesprek te blijven. Dat is toch wel ons devies: praten, praten en nog eens praten.”

Aandacht voor leidinggevenden

En aandacht geven, vooral aan leidinggevenden: hoe kunnen zij het beste met hun team omgaan? Visser: “Dat vraagt vaak om maatwerk. De een lukt het wel om alle ballen in de lucht te houden, maar de ander lukt het soms even niet. Dat vraagt ook om wederzijds begrip en het met elkaar in contact blijven.”
Vogel-Jaartsveld: “Niet iedereen kon thuis zomaar een goede werkplek inrichten. In dergelijke gevallen krijgen mensen toestemming om af en toe naar kantoor te gaan.

Kerstontbijt en bloemen

De kunst volgens Visser en Vogel-Jaartsveld is om de moed erin te houden, ook bij je mensen. “Door in te spelen op het organiseren of mogelijk maken van online sociale happenings blijf je mensen met elkaar verbinden,” zegt Visser. “Kerst? Bezorg iedereen binnen je team een kerstontbijt en ga met elkaar online op donderdagochtend gezamenlijk eten. Heel belangrijk.”

Vogel-Jaartsveld: “Ik moet vaak denken aan een actie die we in het voorjaar organiseerden bij de fabrieken in Drachten en Best. Alle mensen die daar werkten kregen een bos bloemen om ze een hart onder de riem te steken. Die bloemen lagen klaar toen ze vroeg in de ochtend aan de slag gingen. Deze actie sloeg ontzettend goed aan.”

Blijven ontwikkelen

Naast dit soort acties, is het volgens Visser en Vogel-Jaartsveld belangrijk om aandacht te blijven besteden aan de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers. Visser: “Ik ben ervan overtuigd dat de ervaringen die we nu opdoen en de eisen die de nieuwe samenleving gaat stellen aan ons – de 1,5 meter afstand, het ontwikkelen van digitale vaardigheden - ervoor zorgen dat thuiswerken meer gestimuleerd gaat worden. Het is belangrijk dat medewerkers daarbij de mogelijkheid krijgen om zich ook vanuit huis te kunnen blijven ontwikkelen.”

Dus bedachten ze samen met Schouten en Nelissen een programma ter ondersteuning van het thuiswerken: Philips develop@home. Een digitaal leeraanbod op het gebied van duurzame inzetbaarheid en vitaliteit, waarin medewerkers kunnen deelnemen aan verschillende online activiteiten, zoals seminars, workshops, podcasts, coaching sessies en ‘leerreizen’. 

“Als medewerker krijg je een aantal punten per jaar (zogenaamde E-Miles) en die mag je zelf besteden aan producten waarmee je aan je persoonlijke ontwikkeling kunt werken. Een dergelijk programma bestond al sinds 2010, maar dit hebben we nu volledig gedigitaliseerd en aangepast op de huidige situatie. Het past goed binnen het DNA van onze organisatie, vind ik, want sociale betrokkenheid is altijd belangrijk geweest voor de familie Philips,” zegt Visser. “Vanaf 1891 hebben we veel initiatieven voortgebracht, waaronder een woningbouwvereniging en een sportvereniging (PSV). Maar niet alleen uit liefdadigheid, ook omdat het een positief effect had op het werk van de medewerkers. Ze konden zich ’s avonds ontspannen en hadden een goed dak boven hun hoofd.”

Inmiddels gloort er een sprankje hoop aan de horizon dankzij de berichtgeving vanuit het RIVM dat, als alles meezit, begin januari 2021 in Nederland de eersten kunnen worden ingeënt tegen het coronavirus. “Dat zou kunnen betekenen dat sommige zaken weer terugkeren naar de situatie van voor de crisis,” zegt Frank Visser. “Maar weet wel: online werken is here to stay.”

Elsbeth Vogel-Jaartsveld: “Daarom is het ook zo belangrijk om aandacht te blijven besteden aan goed en gezond thuiswerken en te blijven investeren in programma’s zoals develop@home, hoewel ik me kan voorstellen dat er ook voor kleinere organisaties genoeg alternatieven bestaan. Op die manier krijgen je medewerkers echt de mogelijkheid om zich ook vanuit huis goed te blijven ontwikkelen.”